「会議資料の作成も、急な出張手配も、時間がかかってしまう…」
「スタッフが悩んでいる様子だけど、面談する時間がない…」
リーダーとして、日々の仕事に追われていませんか？
プレイングリーダーとして、自分とチームの成果、両方を求められる。
辛いです。
できることなら。
自分の仕事を速く終わらせて、
スタッフの仕事もサポートして、
チームがプライベートの時間を確保できる、そんな職場を目指したい！
私も、仕事に追われる日々に悩んでいる時期がありました。
「はぁ〜能力ないな」
なんて悩む日々
そんな時に、
どんな仕事でもスピーディに処理する先輩から、こう言われました。
先輩「お前の能力が問題じゃないよ。やり方が悪いんだよ。」
私「やり方？」
それから、先輩の仕事のやり方を、ひたすら真似しました。
すると…あんなに大変で終わらないと思っていた仕事が、少しずつ減っていくことを実感し始めたのです。
今回は、そんな仕事の「やり方」の鉄則について、ご紹介します。
結論：仕事を高速化する鉄則
- 手をつける仕事を減らす
- 出口をイメージしてから手をつける
- １つの仕事に集中する時間を作る
- 早くフィードバックをもらう
この４つの鉄則で仕事をすることで、仕事の時間は
三分の１、半分
になりました。そして、
仕事の質も上がり、高度な仕事も挑戦できるようになりました。
鉄則について具体的にどうするのか？ ご紹介します。
仕事を高速化する鉄則
1.手をつける仕事を減らす
仕事に追われる… 溜まってる…
じゃあ、仕事を減らしたら？
「そんなことできる訳ないじゃん！？」と思いますよね。
でも、仕事が早い人も、別に仕事が少ないわけではありません。
１度に手をつける仕事が少ないのです。
これは、
多くの仕事に手をつけると、どれも中途半端になることを知っている
からです。
１０日で１０件を同時進行するより、３日で３件、
３日で３件同時進行するより、１日で１件、
その方が、案件にしっかり向き合うことができるということです。
同時進行の必要がある仕事が、多いのであれば、まずは
スタッフや同僚に頼めそうな仕事はお願いして、件数を減らします。
自分の仕事が終わったら、サポートでお返しすればいいのです。
仕事の優先順位
さて、仕事の数が減りました。
「よし！優先順位をつけて仕事を始めよう」となった時、
仕事を高速化できない人が、やりがちな誤った優先順位の付け方があります。
それは、
重要で手間のかかる仕事から手をつける
ことです。
モチベーションの高いうちに、
重要で手間のかかる仕事から、という気持ちも理解できますが、
この順序、一生懸命頑張っても仕事の件数が減らないので、
どんどん、モチベーションが削られていきます。
達成感がないまま、仕事の期限が迫ります。
なんとか仕事が終わったと思ったら、気力も削られ、
簡単な仕事すらも期限が間に合わない…終わらない…
ですので、まずは簡単ですぐ終わる仕事から、ぱぱっと速く終わらせしまいましょう。
仕事が減るという、心の余裕を得ましょう。
この余裕が、重要で手間のかかる仕事に着手するモチベーションを上げて、新しいアイデアや集中力を生んでくれます。
2.出口をイメージしてから手をつける
比較的簡単で速く終わる仕事に手を付け、仕事の数が減ると精神的にも楽になって、余裕ができました。
ここで、重要で手間のかかる仕事に手をつけるわけですが、
まずは、
仕事に手を付けないで置きましょう。
仕事に手をつけない？どういうこと？
重要で手間のかかる仕事こそ、
情報の収集して、仕事の出口（成果）をイメージすることに時間を使ってください。
仕事の出口（成果）がイメージできていないまま、手をつけると
例えば、
パソコンの前で手が止まって、何時間も固まったまま時間を過ごす。
現場で、作業の手が止まって、考え込む
ことになります。
出口のイメージができるとは、
目的を達成するため、何通りかの効果的な方法が見えている。
ということです。そうすることで
具体的作業（タスク）が見え、一心不乱に作業ができるようになります。
そのため、
事前調査する
ミーティングをする
その手の仕事が得意な人に相談をする
などをして、仕事の出口をイメージしてから手を付けます。
リーダーであれば、チームを収集して解決策を検討して仕事に取り掛かるという方法も効果的です。
3.１つの仕事に集中する時間を作る
仕事が速い人はマルチタスクで同時に複数の仕事をしているように見えます。
最初に言いましたが、
仕事ができる人は、１度に手をつける仕事が少ないです。
なので、マルチタスクはしません。
マルチタスクとは、
１つのことを考えている際、
次の瞬間には別のことを考え、
また、次の瞬間には別のことを考える、
と同時に進行しているように見えて、頭を切り替えていることです。
同時に物事を処理しよう、人の話を聞こうなど
聖徳太子以外、到底ムリです。イヤ、聖徳太子にも、ムリです。
１０人の話を聞いても、本当の意味で耳を傾けてはいないかもしれません。
仕事を高速に処理するのであれば、
集中して一つの仕事に取り組む時間を作ることが必要です。
それこそ、飲み物を”飲む”ことも忘れるぐらい。
例えば、リーダーで、デスクワークの人ならば、
朝礼前の時間、朝のミーティング後にスタッフが自分の仕事を始めた時、会議前の空いた時間など
仕事に集中する時間を作ることで、結果的に処理が早くなります。
4.早くフィードバックをもらう
仕事を減らし、出口をイメージし、集中して仕事をしたら、
早めにフィードバックをもらいます。
「完璧でないと人には見せられない」
「もう少し作業したら品質が上がる」
そんなことはありません。
仕事の品質を向上させる上で、
第３者による客観的な意見は、何より有用な意見です。
大体、スタッフに見せたら、
「ここの表現の意味がわかりません」
とか
「ここの部分の記述は必要ないと思います」
など（いいスタッフだ〜）
フィードバックがあります。
フィードバックを早くもらうことで、仕事の質と完成までの時間が短縮されます。
まとめ
仕事を高速化したい！【PART２】いかがでしたか？
今回は、仕事を高速化するための鉄則ということについてお伝えしました。
案外、仕事が速い人のやり方は、そんなに難しくはありません。
１件、１件、仕事を高速に処理をする練習を重ねることで
皆さんの仕事は、必ず高速化します！
是非、日々の仕事に取り入れてください。
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